2017年5月18日

「沒時間做投影片,但報告卻超時?」談簡報前的擬真排練

(本文作者/內容策劃:彭毅弘 Bill, 林柏儒 Richard)

開始正文前,先跟大家聊個故事:
主管負責下個月產品發表會的上台簡報,因此要求部屬準備投影片與逐字稿。部屬十分認真,立即開始彙整資料、製作投影片並撰寫逐字稿,更以便宜價格將投影片外包給美工,要求美化投影片並加上動畫以求吸睛。期間部屬想和主管確認內容與設計風格,但是主管卻表示「不要拿半成品煩我,完成後再呈報」。因此,部屬只好依據對主管的理解準備簡報,最後勉強在發表會前兩天交出成品。

發表會當天,悲劇發生了。因為投影片與逐字稿皆由部屬準備,主管對內容不夠熟悉,只能照著逐字稿念。又因缺乏練習,主管不斷前後切換投影片,讓設計好的動畫被中斷、大量頁面被瞬間跳過,觀眾完全跟不上。最後主管只得放棄逐字稿,即興說出幾個希望觀眾記得的結論,在混亂中草草結束了一切......

該怎麼解決這個問題?
如果你有深深的既視感,那你絕對不孤單XD 在我們的教學與接案經驗中,不論是上課學員的訴苦,還是接案客戶聊到的痛苦回憶,類似案例屢見不鮮。那麼,該怎麼解決這個問題呢?聰明的你腦中應該浮現不少建議,但你可能不相信的是,其實只要做到「事前準備時,『上台簡報者』完整不間斷的對『內容規劃者』與『投影片製作者』進行一次擬真簡報排練」,就可以解決大部分的問題!


擬真簡報排練:
內容規劃、口頭報告、投影片設計的整合中樞
在前面的故事中,主管即為「上台簡報者」、部屬為「內容規劃者」,美工則為「投影片製作者」。問題核心就在三者差勁的整合:「上台簡報者」不熟悉內容、「內容規劃者」對投影片製作沒有概念、「投影片製作者」未顧慮到上台簡報的真實需求。

而「事前準備時,『上台簡報者』至少要完整不間斷的對『內容規劃者』與『投影片製作者』進行一次擬真簡報排練」之所以可以解決大部分問題,是因為該步驟正是上台簡報、內容規劃與投影片製作這三個簡報準備環節的整合中樞

在排練的過程中,不論講得多不理想,上台簡報者能至少能把整個內容邏輯順過一遍,並在事後檢討中讓內容規劃者理解其所著重的部分;同時投影片製作者也能藉機觀察上台簡報者的節奏,設計符合報告節奏的投影片,並針對性地凸顯其停頓較久、反覆強調的重點。接著我們將這個觀念應用到兩種常見的實戰情境:「個人簡報準備流程」與「組織簡報準備分工方式」

【個人簡報準備流程】
以終為始,先衡量內容的著重點,決定投影片製作的資源分配
個人準備簡報時,前述三種角色皆由同一人擔任,此時三者整合的好壞便會體現在簡報準備的「流程」。多數人做簡報時往往會有「製作投影片是最花時間的步驟」這個迷思,因此一接到任務馬上投入投影片的製作,並勉強趕在上台前完成。然而因為沒有排練過,因此上台時容易超時,陷入大量投影片被略過的囧境。其實比較適合的準備流程如下:

1. 內容規劃:先確定簡報目的,並篩選屆時可以講哪些內容,以終為始。

2. 擬真簡報排練:用口頭搭配文書資料或手繪示意圖在時間限制下講解一次。如果超時則依據目的性調整內容的相對比重,調整完畢後就知道在時間內講得完的內容是哪些了。

3. 投影片製作:上一個步驟中,如果有些內容被反覆強調,或覺得用口頭不易解說清楚、大量依賴手繪圖或文書資料的話,就代表這些頁面需要投入較多精力優先處理。其他頁面若時間有限,不處理也沒有關係。

4. 上台簡報:如果時間允許,仍然建議多排練幾次。不過此時就算沒有排練,由於前三步驟中內容、口語與投影片三者已經磨合過,上台表現也能維持一定的水準。


【組織簡報分工方式】
以內容與報告節奏的掌握,設計替講者量身打造的簡報
組織簡報分工方式其實與個人很像,但因為分工的關係,擬真簡報排練這個整合步驟更加重要。一般外包美工往往僅處理簡報的表面美化,但真正專業的簡報設計師除了投影片美化,更會深入了解簡報內容,並依據講者的報告節奏與簡報目的調整頁面佈局與整體風格。

這就是為什麼在我們與客戶的合作過程中,我們往往會請客戶進行擬真簡報排練,先講解一次原始簡報給我們聽。如果沒有原始簡報,也可用手繪草稿、現場檔案資料展示,甚至是形式不拘、僅有白底黑字的投影片說明也行。透過這個步驟,客戶心中零散的想法在「組織成口語」的過程中會變得更有邏輯,同時我們也能透過講者的語速、節奏與特別著重的部分,分析那些是客戶在意的內容、哪些僅是補充資料,並呈現在最終投影片的設計中。以上的工作往往是不為人知的幕後工程,許多努力不會直接體現在簡報的美觀上。但不同於一般美工所做的表面美化,經過這樣量身打造的投影片往往能最大幅度的契合講者,讓投影片真正成為上台簡報者的視覺輔助,並克服前述故事的悲劇。

分享總結
寫到這邊,首先要感謝你耐著性子看完了這篇篇幅稍長的文章XD 其實整篇分享的重點只有一個,也就是「事前準備時,『上台簡報者』至少要完整不間斷的對『內容規劃者』與『投影片製作者』進行一次擬真簡報排練」,但從這個觀念延伸出來的實務議題,卻有許多的應用與探討空間。下次你做簡報時,不論你是個人準備還是組織分工,不妨應用這一篇所提到的方法,相信一定能讓準備簡報的流程事半功倍!