2017年6月1日

善用「優先度分類法」讓投影片準備效率加倍!

(本文作者/內容策劃:彭毅弘 Bill)
「準備投影片時間不夠上台時不知不覺念起了投影片簡報超時導致許多投影片頁面被跳過」這三個問題,相信是許多讀者朋友共通的煩惱,彷彿是每次上台報告必經的夢魘一般。不過或許你會感覺難以置信的是,其實這三個問題都源自於同一個原因,也因此都可以用今天要介紹的「優先度分類法」解決喔!這究竟是怎麼做到的呢?且讓我們繼續看下去!

問題共通的原因:一般人準備簡報的流程迷思

一般人在準備簡報時,往往是從投影片的製作下手,並依照預計簡報的順序,大致上從第一頁一路做到最後一頁:
然而這個看似直覺的作法卻有三個很大的缺陷:

1. 一般人在預估準備進度時往往傾向樂觀,因此前面的頁面會做得比較久,導致後面的頁面變得很趕,準備投影片時間變得不夠。
2.逐頁做簡報時,由於整體架構內容是邊做投影片邊想的,因此準備投影片就變相成為「寫稿」的過程,講者腦袋對於整個簡報結構的具體概念基本上都是以一張張投影片頁面的形式儲存。因此即使對於報告的內容很熟稔,也很容易上台時不知不覺念起了投影片。
3. 製作投影片時由於並未預先考慮目的及整體規劃,因此製作時是朝著「把該講的東西按順序放完整」的方向思考的,而忽略整體時間限制與觀眾的實際需求。使得真正上台簡報時很容易超時,同時發現有些投影片頁面實際上沒有講解的必要而跳過。

從以上三點分析可以看出,多數人直覺的準備流程竟然是導致許多簡報問題的共通元兇!那麼該怎麼解決呢?接下來就是今天的主題「優先度分類法」上場的時刻啦!

「優先度分類法」:將有限資源做最有效的分配

優先度分類法的做法是,首先先衡量整份簡報想要達成的目的。接著根據目的性將所有預計製作的投影片分成最符合目的且預期講解時間久的「關鍵投影片」、符合目的但可口頭解說取代的「過場投影片」,以及重要但不符目的、可能沒時間提到的「補充資料」。上述的分類這就是所謂的「優先度分類法」(注意這些頁面在簡報中的出現順序彼此可能交錯):
接著處理順序如上圖所示:首先優先處理關鍵投影片,其次處理過場投影片,劣後處理補充資料。如此前述問題就可以迎刃而解啦!

為什麼「優先度分類法」可以解決這些問題呢?其箇中奧秘在於,他幫助你釐清了簡報的目的及不同張投影片的優先順位,並透過準備順序的設定,讓你得以很自然的將最多的(時間)資源投注在優先度最高(最符合目的)的投影片上。因為有釐清目的及進行優先度排序,所以...

1. 對簡報的掌握不再分散在一張張的投影片之中,而是跳脫投影片本身的目的與架構
2.優先度高的內容先處理,因此不論準備時間多寡,都能夠優先完成那些會特別著重、講解比較久的投影片頁面
3. 可以區別出哪些頁面僅僅是過場或補充,而劣後處理、用口頭帶過,甚至直接忽略。

由此可見一個好的流程其效益之大,甚至可到「一石三鳥」的程度呢!

分享總結

至此,相信大家已經看出來,雖然本文的在討論的是「投影片準備」,但實際上其背後的意涵已經完全不侷限在投影片上,而是在於整份簡報目的與邏輯的釐清。也可以發現真正影響準備效率的,並不完全在於PowerPoint的操作速度、演講的技巧,更是在於整體的流程規劃與資源分配。所以下次上台簡報前,記得善用「優先度分類法」首先優先處理關鍵投影片,其次處理過場投影片,劣後處理補充資料,這樣一定解決許多你所煩惱的上台問題喔!