2017年8月8日

兩步驟用 PowerPoint, Keynote 製作 A4 紙本文書排版


(本文作者/內容策畫/影片製作:彭毅弘 Bill)
歡迎各位收看簡報藝術烘焙坊的分享!當我們在應用 Word 之類的文書排版軟體進行文件的封面、封底或是照片集的設計時,總會感覺製作起來卡卡的,常常會受限於 Word 的各種排版限制,不像簡報編輯軟體那般可以自由排版。不過實際上,要把 PowerPoint 或是 Keynote 的編輯版面變成 A4 的文書排版格式,其實只要兩步驟就能輕鬆解決!接下來我們先來看看具體的設定方式,再討論這種方法適合應用在哪些場合!

應用 PowerPoint 設定 A4 列印版面

首先步驟一:先點選設計 ➡︎ 投影片大小 ➡︎ 自訂投影片大小
接著步驟二:在「投影片大小」視窗中,選擇投影片大小的下拉式選單,接著選擇 A4 紙張的選項,並將方向設為「直向」。
點選完成之後,你或許會有個疑惑,那就是為甚麼上面顯示的是「A4紙張 210 x 297 公釐」,但下面的寬度與高度卻都略小呢?那是因為在設定時PowerPoint 已經幫你預留了印刷列印不到的出血邊界範圍。因此如果你希望投影片大小是真正 A4 比例的話,就會需要手動更改寬度與高度的數值。
按下確定之後,較新版的 PowerPoint 會很貼心地詢問你想要用哪種方式轉換原始內容。如果你希望圖片與內容滿版呈現的話,請選擇「最大化」;反過來如果希望完整呈現所有內容的話,則選擇「確保最適大小」比較好。在這邊假設我們選擇「確保最適大小」,那麼選擇完畢之後,A4 大小的設定就大功告成啦!

應用 Keynote 設定 A4 列印版面

接著來看 Mac 專屬的簡報軟體 Keynote 該如何設定。與 PowerPoint 不一樣的是,Keynote 的尺寸預設單位是「點」而非「公分」,兩者的換算方式大概是 1 公分約於 28.3 點。因此在設定時要熟悉兩者的轉換方式:
回到操作頁面,首先先點選文件,接著到幻燈片大小的下拉式選單,選擇「自訂大小」。點選下去之後就可以看到自訂大小的介面。在這邊由於A4尺寸的紙張大小是寬 21.0 公分、長 29.7 公分,換算成「點」的話,寬會變成 595 點,長則為 842 點:
因此在此我們輸入數據,並點選「好」之後,A4的版面設定就大功告成啦!

實際應用:量少圖多的頁面

聽到這邊你可能會想說,既然簡報軟體也可以編輯文件,那麼文書軟體不是就變得沒什麼用了嗎?事實上並非如此。
Word, Pages 等傳統文書軟體排版最大的特色之一,就是頁面之間的「連動性」。也就是說當前面頁面的內容有所增加時,後面頁面的排版也會同步的向後挪移。而用簡報軟體如 PowerPoint 或是 Keynote 進行編輯時,則不具備此種特性、每一頁都是獨立的。因此當你的文件屬於長篇文字的資料、排版相對次要且內容隨時有可能增減時,使用文書軟體較具優勢;反過來,若是文字內容不多但圖片佔據不少份量時,個別頁面的排版就會變得相對重要,此時使用簡報軟體就會是比較明智的選擇。

分享總結

那麼以上就是本次分享的內容啦!最後還是一樣要工商服務一下,如果你喜歡我們的分享的話,記得訂閱我們的電子報,每周追蹤我們的最新分享囉!

訂閱簡報藝術烘焙坊的最新分享

* indicates required